La gestion du changement simplifiée et adaptée aux contextes d’affaires d’aujourd’hui !

La gestion du changement doit reposer une communication ouverte avec les employés afin de les informer de la teneur du changement, de comprendre leurs préoccupations et d’y répondre adéquatement. Chaque individu pourra ainsi cheminer avec ces pairs et comprendre comment le changement bénéficiera aux employés, à l’entreprise et aux les clients.  Voici un survol de notre approche :

Analyser et planifier

En fonction des caractéristiques de votre entreprise, de la nature et de la portée du changement, nous définissons une stratégie adaptée à la réalité de votre projet de transformation. Nous élaborons ensuite un plan de réalisation de la conduite du changement. Ce plan nous permettra d’identifier, ensemble, qui est le mieux placé pour réaliser chacune des activités, soit un membre de votre équipe ou un de la nôtre. Au besoin, nous identifierons, les activités ou un coaching est requis pour développer vos ressources. À partir de cette répartition des tâches, nous pourrons déterminer clairement le coût de la conduite du changement.

Enfin, nous considérons important d’identifier les indicateurs de performance qui nous permettront de valider l’atteinte des bénéfices du changement proposé une fois celui-ci réalisé.  

Communiquer

Qui de mieux que les superviseurs de premières lignes pour passer le message. Mais pour dire quoi ? C’est là que nous entrons en scène. À chaque étape et à tout moment important, nous préparons le message qui doit être communiqué à chacune des sphères de l’organisation. Les gestionnaires n’ont ensuite qu’à porter le message.

Nous préparons aussi des communications envoyées directement aux employés en les invitant à poser des questions et à communiquer leurs préoccupations à leur superviseur. Ainsi, nous assurons la fluidité de la communication et la circulation de l’information dans toutes les unités.

Sensibiliser et mobiliser

Cette étape vise à annoncer les grandes lignes du projet sont annoncées : les motivations, la portée du projet, la population touchée, la stratégie de transformation, les grands jalons, et la date de lancement.

C’est aussi le moment idéal pour mobiliser nos acteurs du changement : les gestionnaires de premières lignes des secteurs concernés. Dans le cadre d’un atelier pratique, nous leur permettons de comprendre quel type d’acteur de changement ils sont, de se positionner dans le projet en cours et d’identifier leurs besoins. Le tout se termine par un contrat d’engagement entre les deux parties, les gestionnaires de première ligne et l’équipe de projet, qui dictera les actions et les comportements attendus tous au long du projet.

Mesurer l’adhésion au changement

Tout au long du projet, à l’aide d’un simple questionnaire destiné aux gestionnaires, nous mesurons l’évolution de l’adhésion au changement périodiquement dans chaque secteur. Cette mesure nous permet de mieux comprendre les points les plus importants à travailler pour assurer la réussite du changement. Le contenu des prochaines activités se base sur les résultats de cette dernière.

Réviser les processus d’affaires

Les processus sont la pierre angulaire de tout changement. Ils permettent de démontrer facilement ce qui change, ce qui reste et comment vous opérerez dans le futur. Ils sont aussi la carte de navigation de notre approche de formation Juste assez, juste à temps. Il est donc essentiel de cartographier le processus pour faciliter l’identification des changements avec chacun des services. Avec le temps, nous sommes passés maîtres dans l’art de présenter des processus simples et accessible à tous. 

Identifier les changements

Une fois les nouveaux processus bien définis et illustrés, nous rencontrons chaque service pour leur présenter l’évolution de leur méthode de travail, démontrer ce qui demeure identique et identifier avec eux ce qui change (rôles, tâches, organisation du travail, formulaire, etc.). Un plan d’action est produit à chaque rencontre pour que les gestionnaires mobilisent leur équipe à se préparer aux changements.

Opérationnaliser les changements

Un suivi périodique des plans d’action est effectué avec chaque gestionnaire afin de s’assurer que ceux-ci progressent normalement. Au besoin, nous facilitons le travail interservices afin d’assurer que tous soient bien préparés à vivre la transition.

Former Juste assez, juste à temps

Bien qu’elle déterminante du succès de bien des projets de transformation, la formation est souvent considérée comme un mal nécessaire puisqu’elle est mal adaptée aux contextes des entreprises d’aujourd’hui. Notre approche de formation Juste assez, juste à temps vient combler cette lacune.

 

Orientée vers la pratique, notre approche amène les utilisateurs à réaliser une série d’exercices du plus simple au plus complexe à leur rythme. Dans le doute, ils se réfèrent à la documentation en ligne. Cette dernière est organisée à partir des processus d’affaires afin de facilité la navigation et d’assurer la compréhension globale du procédé. Le formateur joue un rôle de facilitateur et n’intervient qu’au besoin. Seules les activités courantes sont pratiquées en classe. La suite de l’apprentissage s’effectuera dans l’action au moment opportun soutenu par le matériel de référence.  À quoi bon apprendre aujourd’hui ce qui ne sera pas utile avant des semaines ?

Mesurer l’atteinte des bénéfices escomptés

Une fois le changement assimilé, il est essentiel de vérifier si les bénéfices escomptés sont au rendez-vous. À partir des mesures prises en début de projet, nous validons que l’ensemble des cibles sont bien atteintes.

Au besoin, nous pourrons effectuer un second tour de roue pour certains aspects du projet afin d’obtenir le maximum de retour sur votre investissement.

Bien qu’aucun projet ne soit identique, voici à quoi pourrait ressembler l’échéancier de la conduite du changement pour un projet de moyenne envergure :

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