Comment collaborer efficacement en télétravail ?

En cette période d'isolement social, le télétravail devient une nouvelle norme pour plusieurs équipes de travail.

Voici quelques trucs qui vous permettront de garder le focus et de réaliser l’essentiel afin d’éviter des délais qui pourraient mettre en péril certaines de vos opérations ou de vos mises en service. Ceux-ci sont le fruit de ma propre expérience et sont basés sur les principes de la méthodologie Agile, adaptée à la gestion de produits et services autres que l’informatique.

Le plan de travail (sprint)

Pour être en mesure d’avancer, il faut savoir où nous allons ! Il est donc essentiel que chaque service ou unité de travail définisse ce qui sera accompli au cours de la période d'isolement social initiale, soit les deux prochaines semaines. Idéalement, ce plan sera effectué en impliquant les ressources concernées afin de faciliter leur engagement et de tenir compte de leur réalité familiale actuelle.

Le plan devrait comporter une liste de tâche ou de livrables à effectuer avec :

• Une date de début et une date de fin

• Le nombre approximatif d’heure requis pour réaliser la tâche

• Un responsable et, au besoin, une liste de collaborateurs

Le plan de travail peut être créé dans un chiffrier ou un logiciel de gestion de projet. Il devrait être accessible à tous à distance et mis à jour quotidiennement par un responsable.

Erreurs à éviter

• Micro-gérer – le plan de travail ne devrait pas comporter de tâches nécessitant de moins de 2 à 4 heures de travail.

• Planifier sur une trop longue période – Les choses ont tendance à changer. Planifier en détail le futur risque d’être simplement une perte de temps. Concentrez-vous sur les semaines à venir et gardez le futur sous forme de jalon.

• Planifier de façon trop ambitieuse - Nous avons tous tendance à sous-évaluer les pertes de temps (les réunions, la gestion des courriels, les imprévues, les urgences, etc.). Planifiez vos durées de façon réaliste et ajoutez un pourcentage de temps tampon. Avec le temps, si vous prenez la peine de mesurer votre efficacité à planifier, vous pourrez ajuster ce pourcentage afin d’améliorer votre précision.

• Planifier en fonction de la pression d’un client. La planification à partir de la fin (back scheduling) est monnaie courante afin de respecter un échéancier. Toutefois, dans certains cas, il faut se rendre à l’évidence et avoir le courage d’informer les parties prenantes de l’impossibilité de livrer un projet tel que défini dans les délais escomptés. À ce moment, vous pouvez négocier, une nouvelle date de livraison, une baisse de la qualité ou une réduction de la portée du projet.

Rencontre d’engagement quotidienne (scrum)

Le scrum est une rencontre quotidienne de moins de 15 minutes avec tous les membres de l'équipe afin de faire le point sur les tâches du plan de travail.

L'objectif est de :

• Évaluer l'avancement du travail

• Identifier les obstacles (problèmes) nuisant à la progression

• Garder l'équipe concentrée sur l'objectif

• Améliorer l'esprit d'équipe

• Permettre une communication objective sur l'avancement

La rencontre a lieu, idéalement au tout début de la journée et s’effectue sur une plateforme collaborative en ligne ou par appel conférence à l’aide d’un pont téléphonique. À tour de rôle, chaque participant répond aux 3 questions suivantes :

1. Qu’ai-je fait depuis la dernière rencontre ? Décrire brièvement l’évolution des tâches en cours et celle que vous avez terminés.

2. Que prévois-je faire au cours de la journée ? Faire l’énoncer des tâches à accomplir et celle que vous prévoyez terminer au cours de la journée. Indentiez aussi les informations dont vous avez besoin des autres collaborateurs pour mener à terme vos tâches.

3. Quelles sont les embûches qui m’empêchent de réaliser mon travail aussi efficacement que possible. L’idée est d'identifier les problèmes, pas de les résoudre en réunion, sauf si un autre participant peut apporter une solution rapidement. Une autre rencontre, incluant seulement les personnes concernées par le problème, devra être planifiée au cours de la journée pour trouver une solution.

Note : Pour les organisations comportant plusieurs équipes de travail, le scrum d’équipe devrait être suivi d’un scrum de gestionnaires afin de reporter à la direction générale l’avancement de toute l’organisation.

Erreurs à éviter

• Le scrum n'a pas lieu tous les jours

• La réunion commence en retard

• La réunion dure plus d'un quart d'heure

• Tout le monde ne s'exprime pas

• Des personnes bavardent en aparté

• Une personne interrompt les autres

• On parle de choses sans rapport avec les tâches du plan de travail

• Les problèmes ne sont pas identifiés

• On règle les problèmes durant le scrum

• On ne fait pas le suivi des problèmes

Les outils de collaboration en ligne

Les systèmes de bureautique moderne (Microsoft 365, Google entreprise, etc.) comportent déjà les fonctionnalités requises pour mener à bien le télétravail soit :

• Une plateforme de communication collaborative – Pour savoir en temps réel qui est disponible et clavarder avec eux pour obtenir des réponses rapides.

• Un système de vidéoconférence accessible à partir d’un poste de travail – Pour se rencontrer virtuellement en équipe et échanger autour de documents.

• Un répertoire de travail partagé dans l’infonuagique (cloud) – Pour travailler simultanément sur un même document ou partager des documents à distance.

Si vous avez tardé à mettre à jour vos systèmes de bureautique, plusieurs solutions indépendantes sont disponibles sur le marché avec un abonnement sur une base mensuelle, ce qui représente une belle solution de rechange en attendant la venue d’une approche plus intégrée.

L’utilisation de ces outils est essentielle pour assurer l’efficacité des troupes, le suivi de l’avancement des tâches et la mobilisation des gens.

Bon télétravail à tous !